El propósito es proteger al comprador, el concepto es bueno pero imperfecto. Por lo general, una solicitud de propuesta se compone de numerosas necesidades específicas de funciones que se espera que los vendedores respondan con sí o no y, a veces una breve explicación. Cuando se evalúan las respuestas, las puntuaciones se suman y, a menudo se dividen entre el precio, creando una puntuación de las características por dólar.
Este enfoque funciona con eficacia para las compras simples y fáciles de definir, pero cuando la compra no es tan rápida ni sencilla, el proceso es más complejo.
Como se genera una solicitud de propuesta para un producto o servicio complejo? He aquí cinco consejos:
1. Considera la compañía.
Una lista de verificación es todo lo que se necesita para llegar a un buen acuerdo para una mercancía. Pero cuando algo la compra multifacética como el software, consideramos que es una inversión estratégica.
En casos como este, el proveedor es tan importante o más que el propio producto. A menos que vaya a tener un ciclo de vida muy corto, el producto tendrá que cambiar y evolucionar junto con las necesidades de la empresa y su industria.
Un comprador debe estar seguro de que el proveedor seleccionado tiene el know-how (conocimiento técnico) y experiencia en la industria para navegar estos cambios.
2. Optar por casos de uso más características.
Muchas solicitudes de propuesta son poco más que una larga lista de características. Pero hay cientos de maneras de hacer lo mismo, algunas mejores, otras peores, y es raro que dos propuestas de productos puedan abordar un problema de la misma manera, con las mismas características exactas.
Mediante el uso de casos de uso en lugar de listas de características, la empresa que solicita propuestas puede establecer lo que está tratando de lograr y luego dejar que el que responde la solicitud de propuesta explique cómo funcionaría su producto o servicio. No sólo este enfoque permita que un posible comprador comparar los resultados de manera más uniforme. También permite a la empresa a mejorar sus procesos.
Una empresa emite una solicitud de propuesta porque se siente un proveedor externo puede ofrecer un producto o servicio mejor o más eficiente que lo que podría ser de creación propia. Así que considera la experiencia de los proveedores y deja que ellos expliquen cómo debe abordarse la tarea en cuestión.
3. Buscar un valor.
Al hacer una inversión estratégica, el valor no siempre es directamente proporcional al costo. Y definitivamente no es proporcional al número de características. Para asegurarse de maximizar el valor de la inversión, establece las prioridades de la empresa.
Algunos requisitos pueden ser mucho más importantes que otros, y al emitir la solicitud de propuesta debes tener una comprensión clara de lo que más importa.
4. Invita a los expertos.
A veces, en el interés de la imparcialidad, las empresas invitan a la gente con poco o nada que ver con el departamento para evaluar una solicitud de propuesta. Si bien esto tiene sentido en teoría, puede dar un mal resultado porque los revisores pueden tener poco conocimiento o comprensión de cómo debe funcionar el producto o las necesidades que deben abordarse. Para contrarrestar esto, sólo invita a las personas que van a trabajar con el producto o servicio a evaluar.
5. ¡Adéntrate!.
Incluye un paso en el proceso de solicitud de propuestas, cuando representantes de la empresa pueden mirar debajo del capó y examinar lo que sería recibido. ¿El producto se ha diseñado por el vendedor en nuestras instalaciones o sera subcontratado? ¿Todos los componentes trabajan juntos sin problemas o son atornillados de manera poco sistemática?
Para estar seguro de obtener la vista de cómo funciona el producto, incluye demostraciones, seminarios y reuniones en el proceso de solicitud de propuesta. Esta es la mejor manera de ir más allá del producto en la teoría y en lugar de ganar contexto y entender cómo se lograrán los resultados. Asegúrate de hacer una inspección minuciosa antes de tomar una decisión de compra.
Con información de http://www.entrepreneur.com/article/236586
