¿Cómo se obtiene la adopción generalizada de tu iniciativa de administración del gasto? Es fundamental contar con una herramienta fácil de usar, pero también hay que comunicarla eficientemente. Hay que dejar que la gente sepa lo que se está haciendo y por qué se esta haciendo.
Estos son algunos consejos de Jim Heininger, un estratega de marca cuya firma Dixon-James ha ganado multiples reconocimientos, entre ellos el de mejor Comunicacion Interna por el programa SpendSmart de McDonald’s Corporation:
1) "Brandea" la iniciativa. Crea un programa de branding interno para hacer frente a los obstáculos culturales y estructurales que hay que superar para alcanzar el éxito. Por ejemplo, si pasas de una estructura descentralizada a un enfoque más centralizado de compras, la marca debe transmitir el valor y la sencillez de todos los que trabajan bajo un sistema común. Haz que el nombre o la marca de tu iniciativa aspire a entusiasmar a la gente. Que sea breve y sencilla, y si es posible, detalla la meta y el objetivo del proyecto.
2) Genera "agentes de cambio". Educa a tu equipo central para ser agentes de cambio dentro de la empresa, que sea parte de su descripción de trabajo. Capacitalos para comprender cómo las personas cambian sus comportamientos y aceptan nuevos enfoques. Dales la información correcta para compartir, que adquieran las habilidades necesarias para entregar esos mensajes de una manera convincente y coherente.
3) Utiliza múltiples canales y técnicas de comunicación para lograr su comprensión. La esencia de las comunicaciones es la repetición, los mensajes clave necesitan ser probados y compartido una y otra vez. Construye relaciones con los interesados, y comparte testimonios de éxito. Entregar todos tus mensajes con entusiasmo y optimismo para lograr beneficios a largo plazo.
4) Se transparente. Reconoce los desafíos que enfrenta la nueva iniciativa y que requerirá un trabajo duro. El estrés que se va a generar valdrá la pena así como la inversión de tiempo y la energía de todos los involucrados. Continuamente reporta tanto los logros como el ahorro logrado. Pero lo más importante, agradece a la gente a lo largo del camino por su flexibilidad y apoyo.
5) Prepárate para responder al desafío "¿Y yo que gano?" y "¿Por qué debería importarme?" en el desarrollo de tus comunicaciones. Para tener éxito, debes crear seguidores. Antes de que los hechos y pruebas puedan convencer a los empleados de creer en tu nuevo enfoque, deben aceptar el cambio emocional. Eso requiere un diálogo honesto.
Con información de http://www.coupa.com/purchasing-procurement-blog/5-communication-tips-for-procurement-initiative-success
