Un programa de Mejora Continua (MC) es una iniciativa bilateral que involucra al cliente y al proveedor, con este, se pretende elevar el valor más allá de la reducción de tiempos a través de iniciativas tales como la normalización de los productos, mejoras en la productividad, la reducción de residuos, el dimensionamiento adecuado, etc. Estas iniciativas típicamente logran ahorros al mismo tiempo reducen costos para el proveedor. Como resultado, el proveedor alcanza sus metas y en consecuencia los niveles de servicio y calidad asociados a la categoría no se ven comprometidos. Además, estos ahorros mejoran el proceso global y crean valor para ambas partes por encima y más allá de lo que puede lograrse a través de negociaciones complicadas y repetitivas.
¿Cómo incorporar la mejora continua en el proceso de Sourcing?
También hay que mencionar la capacidad de un proveedor para aportar ideas a tales ahorros sostenidos, respaldarlos con garantías, y someterlos a evaluación.
Lo más importante, es que el proveedor debe garantizar el porcentaje de gasto que pueden serán capaces de ahorrar mediante la realización de procesos específicos de mejora continua.
Para la adopción de la Mejora Continua deben llevarse a cabo los siguientes pasos durante las respectivas fases de las Compras Estratégicas.
1. Recopilación de datos. Además de la recopilación de información de gastos, el equipo de compras debe ejecutar encuestas y entrevistas al personal que está directamente involucrado con el producto o servicio y que ademas, interactúan con el proveedor. Las preguntas deben invitar a provocar procesos que podrían mejorar los niveles de servicio, la productividad, acortar el ciclo de proceso y reducir el desperdicio. Los puntos débiles y los retos también son datos importantes.
2. Creación de un RFP. La solicitud de propuesta debe indicar claramente que un objetivo importante es establecer un programa de Mejora Continua que proporcionaría un ahorro sostenido de manera continua.
El documento de respuesta de RFP debe incluir una sección donde los proveedores detallen las áreas en las que puedan aportar ideas de ahorro, los porcentajes estimados de ahorro y las metodologías de monitoreo.
3. Negociaciones. Durante el proceso de negociaciones, hay que buscar no sólo lograr el porcentaje más alto posible de mejora continua, también hay que concretar los detalles de lo que realmente corresponde al programa de mejora continua. Debe establecerse una lista de los programas de calificación y procesos para el programa de Mejora Continua junto con la metodología de cálculo del ahorro y el proceso de gobernanza.
Es importante asegurarse de que sólo lo que representa un ahorro real se incluyen en el programa, mientras que los beneficios colaterales que no afectan el resultado final no se tomen en cuenta como Mejora Continua. Por ejemplo, un proveedor de MRO debe ser acreditado para proporcionar bombas y motores de mayor productividad que resultan en ahorros, pero no debe recibir créditos por la reparación de un motor defectuoso dentro del período de garantía ya que el proveedor esta en la obligación de llevar a cabo las reparaciones dentro del período de garantía como parte de la términos de la compra.
4. Aplicación. Todos los programas correspondientes a la Mejora Continua deben ser incorporados en el contrato de abastecimiento anual. La clave para que un programa de Mejora Continua sea exitoso es el establecimiento de un equipo de Mejora Continua donde participen los clientes internos y los proveedores, quienes deben estar bien informados de los términos y condiciones negociadas. Las revisiones periódicas se celebraran mensualmente durante el primer año y trimestral después del primer año para asegurar que el programa está en marcha. Cualquier programa que no figure en el contrato pero se considere más tarde con un potencial de ahorro debe ser incluido como modificaciones contractuales.
Con información de www.mypurchasingcenter.com
