Paso 1: Reconocimiento de la necesidad
El negocio debe saber que necesita un nuevo producto, ya sea de fuentes internas o externas. El producto puede ser uno que necesita ser reordenado, o puede ser un nuevo elemento para la empresa.Paso 2: Conocer las especificaciones
Tener el producto adecuado es fundamental para la empresa. Algunas industrias tienen estándares para ayudar a determinar las especificaciones. Los números de pieza ayudan a identificar las especificaciones para algunos negocios. Otras industrias no tienen ningún punto de referencia. La compañía podría haber ordenado el producto en el pasado. Si no, entonces el negocio debe especificar el producto necesario mediante el uso de identificadores tales como el color o el peso.Paso 3: Opciones de aprovisionamiento
La empresa necesita determinar dónde obtener el producto. La empresa podría tener una lista de proveedores aprobados. Si no es así, necesitará buscar un proveedor o investigar de otras fuentes, como revistas, internet o representantes de ventas. La empresa va a calificar a los proveedores para determinar el mejor producto para el negocio.Paso 4: Precios y Condiciones
El negocio debe investigar la información pertinente para determinar el mejor precio y las condiciones para el producto. Esto dependerá de si la empresa necesita commodities (productos fácilmente disponibles) o materiales especializados. Por lo general, el negocio se verán tres proveedores antes de que se tome una decisión final.Paso 5: Generación de Orden de Compra
La orden de compra se utiliza para formalizar la compra con un proveedor. Se define específicamente el precio, las especificaciones y los términos y condiciones del producto o servicio, fechas de pago, plazos de entrega y terminación de las obras y obligaciones adicionales.Paso 6: Entrega de Orden de Compra
La orden de compra debe ser entregada, por lo general, correo electrónico, personalmente, u otros medios electrónicos. El destinatario acusa recibo de la orden de compra. Ambas partes mantienen una copia en el archivo.Paso 7: Recepción e Inspección de Compras
Una vez que el proveedor entrega el producto, el destinatario acepta o rechaza los artículos. La aceptación de los artículos obliga a la empresa a pagar por ellos.Paso 8: Aprobación de facturas y pago
Tres documentos deben coincidir cuando una factura exige el pago de la Orden de Compra - la factura en sí, el documento de recepción y la orden de compra original. Cualquier discrepancia debe resolverse antes de que pagues la cuenta. Por lo general, el pago se hace en forma de dinero en efectivo, cheque, transferencias bancarias, cartas de crédito u otros tipos de transferencias electrónicas.Paso 9: Registro de mantenimiento
En el caso de auditorías, la empresa debe mantener registros adecuados. Estos incluyen los registros de compra para verificar cualquier información de impuestos y las órdenes de compra para confirmar la información de la garantía y registros de compra como referencia para compras futuras.Con información de http://www.businessdictionary.com/article/572/the-10-steps-of-the-procurement-cycle/
